Praxisbeispiele

Ein deutscher Sozialversicherungsträger macht mobil

Ein Sozialversicherungsträger suchte nach einer Lösung, mit der sich Synergien bei einer Barcode-Einführung umsetzen lassen: Anlagenbuchhaltung und Facility-Management wollten die Erfassung von Daten in einem Zug durchführen lassen, um so doppelte Wege und Falscheingaben zu vermeiden. Dazu entwickelte ScanSecurity eine Lösung, die alle gewünschten Daten während der Erfassung aufnimmt und danach in die verschiedenen vorhandenen Systeme mit unterschiedlichem Datensatzaufbau weitergeben kann.

Und noch mehr, denn ScanSecurity konnte dem Kunden aufzeigen, dass es weitere Einsparpotentiale gibt: Die Basisdaten zur Elektro-Prüfung BGVA 3 werden von der Anlagenbuchhaltung bereitgestellt. Das mit der Prüfung beauftragte externe Unternehmen liefert nach dem Test die Daten zur Dokumentation und zum Abgleich an die Anlagenbuchhaltung zurück und auf diese Weise macht der Elektriker die Inventur gleich mit.

An der Küste

IZN-Inventar ist eine niedersächsische Landeslösung zur Inventarverwaltung. Die mobile Verbindung von ScanSecurity besteht seit über 10 Jahren.

Im gemeinsamen Dialog mit einer Verwaltung in Norddeutschland wurden schnell weitere Anwendungsbereiche identifiziert: Lagerverwaltung mit Warenein- und -ausgang, Dokumentation von Warenbewegungen und eine Lösung im Bestellwesen: Barcode-Etiketten stellen sicher, dass jeder Gegenstand jederzeit sicher identifiziert wird und die Anbindung an die verschiedenen Verwaltungssysteme schafft Überblick und spart Kosten.

Darüber hinaus wird auch hier die Elektro-Prüfung BGVA 3 mit Hilfe der Lösungen von ScanSecurity durchgeführt.

„Die Software läuft problemlos – auch die Schnittstelle. Besonders überzeugt bin ich von der Lager-Lösung. Hier wurde vorzügliche Arbeit durch Ihre Firma geleistet, was sich bestimmt bei den anderen Ämtern herumsprechen wird.“

Versicherungen brachten uns zum Fraport:

Für einen EDV-Rollout in einer großen deutschen Versicherung lieferte ScanSecurity eine Lösung aus Barcodes, Software und Hardware. Bislang wurde dafür jedes einzelne Teil von der Verpackung befreit, die Typen- und Seriennummern der Hardware müssen erfasst und gespeichert werden, was ohne den Einsatz von Technik sehr zeitaufwendig ist: ein Mitarbeiter sagt an, ein anderer Mitarbeiter notiert. Anschließend muss noch alles per Hand (Tastatur) in die Anlagenbuchhaltung eingegeben werden. Übertragungsfehler sind garantiert, z. B. auch durch unterschiedliche Schreibweisen eines Produktes: Pilips Phillips, Philips.

Durch die Umstellung der Erfassung auf moderne Technik sowie die Abstimmung mit der Revision und dem Rechnungswesen konnten die Weichen so gestellt werden, dass mit der Erst-Erfassung aller notwendigen Daten mehrere Abteilungen zeitgleich aktuelle Daten bekommen. Das hohe Einsparpotential kommt eben auch dadurch zustande, dass verschiedene beteiligte Prozesse (Lagerverwaltung, Rechnungswesen, Facility-Management und Rechnungswesen) von den aktuellen Daten profitierten.

„Wir nehmen für Sonderaktionen die Daten der Geräte im Lager jetzt mit dem Handheld auf mit folgenden Vorteilen: Seriennummer und Inventarnummer der Systemeinheiten und Monitore sind mit Barcode ausgestattet, so dass durch das maschinelle Einlesen keine Schreibfehler mehr passieren. Das hat den Vorteil, dass unsere Datenqualität um 300 % gestiegen ist. Insbesondere bei den Seriennummern, die sowohl aus Ziffern als auch als Buchstaben bestehen, und für unsere Asset-Datenbank von großer Wichtigkeit sind, haben wir jetzt die richtige Kombination erfasst.“

Die einfache und sichere Anwendung der Lösung weckte den Wunsch nach mehr:
Schon während der Einführungszeit erweiterte sich der Leistungsrahmen der mobilen Erfassungen und für den nächsten Rollout wurde der Programmumfang deutlich erweitert.

Der externe Dienstleister für den Rollout brachte uns anschließend zum Fraport …

„Frau I. von der xxx war so freundlich uns Ihre Kontaktdaten zu nennen. Von Ihr sollen wir Ihnen herzliche Grüße ausrichten. Wir suchen für einen unserer Kunden eine Lösung für Inventaraufkleber. Da wir für die xxx das Assetmanagement durchführen haben wir täglich mit Ihren Etiketten zu tun und konnten uns von der hervorragenden Verarbeitung überzeugen. Die bisher von unserem Kunden eingesetzten Etiketten sind in keiner Weise mit denen Ihres Hauses vergleichbar. …“

Studieren Sie mal was eine Uni uns mitteilte:

In den Universitäten in Niedersachsen war es notwendig im Rahmen der Einführung einer Anlagenbuchhaltung eine Eröffnungsbilanz zu machen. Hier wurden im 4-Augen-Prinzip

die Daten mit technischer Unterstützung und Barcode erfasst. Wenige Tage nach unserer Lieferung und Einweisung bekamen wir dieses Feedback:

„Die Anlageninventur läuft bisher besser als gedacht. Die Handheld-Computer sind eine wirkliche Hilfe und die Inventurteams haben sich schnell eingearbeitet. Nächste Woche sollte ursprünglich die Inventarisierung im Rechenzentrum beginnen, die wir aber schon für heute vorgezogen haben.“

Wenn es um Barcode geht: Sparkassen

Die Sparkassen in Deutschland arbeiteten lange Zeit mit verschiedenen Rechenzentren und daher auch mit verschiedenen Standards im Rechnungswesen. Seit 1998 realisierten wir mit unseren Sparkassen-Kunden und den Rechenzentren unterschiedliche Schnittstellen zur jeweiligen Anlagenbuchhaltung.

Bedingt durch das Fachwissen ergaben sich erweiterte Einführungs- und Schulungsmöglichkeiten. Seit einigen Jahren führen wir auch im Bereich der Sparkassen die kompletten Inventuren durch.

Die Inventur für das Rechnungswesen (in Abstimmung mit der Revision) ist die Kernaufgabe von ScanSecurity bei den Sparkassen. Und auch hier gibt es weitere Projekt-Anforderungen, die ScanSecurity lösen konnte: Die Anlagenbuchhaltung nutzt die Synergien im Zusammenhang mit der Elektro-Prüfung BGVA 3. Bei der ersten Barcode-Erfassung eines Inventargegenstandes wird zusätzlich ermittelt ob die notwendigen Daten für die Elektroversicherung zu erfassen sind. Daher werden dann im Hause auch die sogenannten geringwertigen Gegenstände (GWGs) erfasst. Das wiederum führt dazu, dass der Bereich Facility-Management von den Barcodes profitiert. Denn jede hausinterne Veränderung, wie Warenabgänge zur Reparatur und auch hausinterne Umzüge profitieren von den Barcode-Etiketten. Und auch die EDV nutzt die Lösungen von ScanSecurity: Prozesse, die sich aus der User Helpdesk Tätigkeit ergeben, werden für die Anlagenbuchhaltung genutzt. Tägliche Veränderungen haben sehr oft Auswirkungen auf das Kostenstellen-Management.

Daher hat die EDV auch nach 6 Jahren Nutzungszeit der Handheld-Computer entschieden, diese robusten, in Hannover entwickelten und produzierten Geräte erneut einzusetzen. Zufriedene Kunden kommen gerne wieder.

„Die Inventur läuft und das Haupthaus wird voraussichtlich in 2 Tagen so gut wie fertig sein. Bei der Datenübertragung gibt es keine Schwierigkeiten. Es werden täglich mehr Datensätze, da es ja nicht mehr so sehr viel zum Abstimmen gibt. An jedem Tag klären wir die "Unklarheiten" anhand der mitgeschriebenen Liste so weit wie möglich ab. Das macht sich ganz gut, da man sich dann noch gut erinnern kann und die letztendlich unklare Liste wird nicht so lang. … Ihre Unterstützung in der letzten Woche war wirklich sehr gut für uns und ich kann es nur jedem Institut, welches uns folgen wird empfehlen, Ihr Angebot anzunehmen. Vielen Dank dafür.“