IMAC

Ordnung schaffen bei IT-Komponenten

Schon in kleinen IT-Abteilungen ist ein ständiges Kommen und Gehen – neue Software, jede Menge Lizenzen und immer wieder zusätzliche Hardware. Die immateriellen Artikel lassen sich relativ leicht in Datenbanken verwalten, bei realen Komponenten sieht das anders aus. Von Zeit zu Zeit muss der Datenbestand an die Realität angepasst werden. Das kann relativ schnell gehen oder die halbe Abteilung lahmlegen – wir schauen uns den ersten Fall an.

„IMAC“ steht für Install (Aufbauen), Move (Bewegen), Add (Hinzuzufügen), Change (Ändern/Austauschen). Es ist ein standardisiertes Verfahren zur Verwaltung und Dokumentation von IT-Ressourcen in Unternehmen. Damit werden die Bestände systematisch erfasst und Änderungen dokumentiert, um eine aktuelle Übersicht über alle Hardware- und Softwareobjekte zu behalten. Bei den Software-Komponenten ist der Datenbankbestand ausreichend, der Bestand der Computer, Drucker und der Peripherie muss von Zeit zu Zeit überprüft werden.

Die Kennzeichnung der physisch vorhandenen Objekte kann z.B. mit Barcodes oder RFID-Tags erfolgen. Einfache Papieretiketten funktionieren nicht gut, weil sie schnell abgelöst oder verschmutzt werden. Jede Komponente erhält gleich beim Wareneingang einen Aufkleber und wird im System erfasst. Was dann noch fehlt ist eine Ortsangabe. Je nach Struktur kann dies z.B.:

ein Büroraum bzw. ein Arbeitsplatz,
ein bestimmter Mitarbeiter,
oder wieder ein IT-Gerät, z.B. eine Einbaukomponente in ein Computersystem oder ein Rack sein.

Aus der Kombination aus Komponentenbeschreibung, eindeutigem Objektcode und der Lokalisierung ergibt sich ein Istzustand. Dieser lässt sich prüfen, indem die Codes am realen Ort ausgelesen und mit den gespeicherten Werten verglichen werden. Ohne präzise Kennzeichnung und Ortsangabe besteht die Gefahr, Geräte zu übersehen, falsch zu erfassen oder den Überblick bei komplexen Anlagen zu verlieren. Das IMAC-Verfahren in Kombination mit einer eindeutigen physischen Kennzeichnung schafft Transparenz und Sicherheit im IT-Bestand.

Wie läuft so eine IT-Inventur ab? Niemand will lange Zahlenkolonnen eintippen. Mit einem Barcodescanner oder – noch einfacher – mit einem handelsüblichen Mobiltelefon geht die Erfassung viel effektiver. Hier ein schneller Ablauf mit der ScanS-mobil-Lösung:

Laden Sie die Soll-Daten aus der IT-Datenbank auf die Einlesesysteme.
Geben Sie den Raum/Ort ein, an dem Sie mit der Erfassung beginnen.
Scannen Sie nacheinander die Codes der vorhandenen Komponenten mit dem Mobiltelefon.

Nach Durchführung haben Sie einen umfassenden Soll-/Ist-Vergleich: Sind alle Drucker noch da, wo sie installiert wurden? Sind mittlerweile neue Tastaturen oder spezielle Eingaberäte im Einsatz, von denen Sie in der IT wissen sollten? Fehlen Dinge an einzelnen Positionen?

Mit ScanS-mobil ist die Erfassung in jedem Raum und an jedem Arbeitsplatz in ganz kurzer Zeit erledigt. Das spart wertvolle Arbeitszeit bei den IT-Mitarbeitern und belastet die Betriebsabläufe nur minimal.

Das dürfen Sie erwarten:

Eine einfache, wirtschaftliche Software, die keine zusätzliche Hardware benötigt – aber sehr wohl spezielle Scanner ansteuern kann
Lückenlose Dokumentation von Zu- und Abgängen
Aktuelle Datenbestände und hohe Datenqualität
Einfache Aufbereitung der erfassten Daten und Vergleich mit den Solldaten
Deutliche Zeitersparnis – beim Erfassen/Scannen selbst und bei Inventurdifferenzen
Auf Wunsch Verknüpfung mit der Anlagenbuchhaltung

ScanS-mobil ist seit 1997 erfolgreich und revisionssicher im Einsatz, bei IT-Abteilungen und darüber hinaus bei Banken und Sparkassen oder öffentlichen Verwaltungen. Dank dieser hohen Anforderungen sind Sie auf der sicheren Seite und setzen gleichzeitig eine besonders günstige Lösung ein.

Wie sieht die Erfassung Ihrer IT-Komponenten aus.

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